Новостные
события дня и недели
Главная \ Рекомендации экспертов \ Работники \ Работник сделал выбор в пользу электронной трудовой книжки

Работник сделал выбор в пользу электронной трудовой книжки

← Предыдущая Следующая →
0
10

До 1 июля 2020 года работодатель обязан уведомить в письменном виде индивидуально всех работников, с которыми заключен трудовой договор, об изменениях в трудовом законодательстве, а работник – сделать свой выбор до 31 декабря 2020 года о бумажной или электронной книжке.

Как правильно оформить данное мероприятие в случае отказа ведения бумажной трудовой книжки работника, мы и расскажем в данной статье.

 

Уведомление работников до 1 июля 2020 года

 

До 30 июня 2020 года включительно работодатель должен уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве в связи с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде и предложить каждому из них сделать выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой.

По нашему мнению, это требование относится только к основным работникам, поэтому внешних совместителей уведомлять нет необходимости. Напомним, что по желанию работника сведения о совместительстве вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Значит, и выбор между бумажной или электронной книжкой совместители должны делать по месту основной работы. Пока разъяснений по этому поводу нет. Обратите внимание, что форму СЗВ-ТД на совместителей необходимо представлять в любом случае.

Уведомление необходимо распечатать в двух экземплярах: один работодатель оставляет себе, а другой – передает (отправляет по почте) работнику. На экземпляре работодателя работник должен проставить дату получения уведомления и свою подпись.

Обратите внимание, в Законе № 439-ФЗ не указан способ вручения работнику такого уведомления, следовательно, возможен любой вариант, позволяющий подтвердить вручение: лично под подпись, заказным письмом, электронным сообщением с электронной подписью работодателя.

 

Заявление работника до 31 декабря 2020 года

 

В зависимости от того, какой выбор сделает работник, действия работодателя будут разными.

  1. Если работник предоставил заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ (то есть в бумажном виде), то это право за ним сохраняется и при последующем трудоустройстве к другим работодателям. При этом работник может изменить выбор и подать другое заявление.
  2. Если работник предоставил заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ и об отказе ведения бумажной трудовой книжки (то есть учет сведений о трудовой деятельности в электронном виде), то в этом случае работодатель должен выдать трудовую книжку на руки. Обратите внимание! Если работник уже выбрал электронную трудовую книжку, передумать и вернуться на бумажный вариант он не сможет.

В любом случае полученное заявление от работника надо зарегистрировать в соответствии с делопроизводством в учреждении, несмотря на то что такого требования законодательно не предусмотрено. Дата подачи заявления может не совпадать с датой на самом заявлении, например если оно было прислано по почте. Кроме того, дата заявления будет являться поводом для отражения этого факта в трудовой книжке, сведениях по форме СЗВ-ТД.

В соответствии с ГОСТом по делопроизводству отметка о поступлении заявления должна проставляться в правом нижнем углу и включает в себя дату (при необходимости – время) и входящий номер.

 

Порядок выдачи трудовой книжки

 

Работодатель должен выдать трудовую книжку на руки в день подачи заявления работником, о чем сделать соответствующую запись в трудовой книжке. С момента выдачи работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.

Документом, подтверждающим выдачу трудовой книжки на руки, является заявление работника, поэтому при выдаче трудовой книжки в нее нужно внести запись о подаче работником соответствующего заявления.

В трудовой книжке записи осуществляются в следующем порядке:

  • в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;
  • в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки;
  • в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ)»;
  • в графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.

Кроме того, в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69) делается запись:

«Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ)».

После чего работник расписывается в получении трудовой книжки.

Примеры записей в трудовую книжку, а также порядок выдачи были даны в письме Минтруда России от 12.02.2020 № 14-2/В-150.

 

Пример

Иванов Иван Иванович принят на работу в учреждение в должности водителя (приказ № 78-к от 02.12.2019).

31 января 2020 года он получил уведомление об изменениях в трудовом законодательстве и праве выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой.

Бланк учреждения (угловой штамп)

 

Исх. № 50 от 31.01.2020

Водителю

Иванову И.И.

 

УВЕДОМЛЕНИЕ

о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Уважаемый Иван Иванович!

 

Настоящим уведомляем Вас о том, что Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ внесены изменения в трудовое законодательство, связанные с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде и представлением сведений для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.

На основании статьи 66.1 ТК РФ в сведения о трудовой деятельности входит информация о работнике, месте работы, трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, увольнении с указанием причины и другая информация.

У Вас есть право выбрать способ, которым «Учреждение» должно вести трудовую книжку:

  • продолжить вести трудовую книжку на бумаге в соответствии со статьей 66 ТК РФ;
  • представлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде или на бумаге в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

О своем выборе Вам необходимо сообщить в письменном заявлении в срок до 31 декабря 2020 года включительно в отдел кадров «Учреждение» лично или по почте по адресу: 123456, г. Москва, а/я 106.

 

Образцы заявлений прилагаются к уведомлению.

Если Вы в установленный срок не сообщите о своем выборе или воспользуетесь правом на дальнейшее ведение трудовой книжки на бумаге, «Учреждение» продолжит вести Вашу трудовую книжку на бумаге в соответствии со статьей 66 ТК РФ. Это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям. В дальнейшем Вы вправе в любой момент подать работодателю письменное заявление с просьбой представлять сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

Если Вы решите отказаться от ведения бумажной трудовой книжки, «Учреждение» выдаст ее Вам на руки. С момента выдачи трудовой книжки «Учреждение» освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.

 

Руководитель «Учреждения»        Сидоров                     С.С. Сидоров

 

Уведомление получил (а) 

 

«31» _января _2020 г._             ___Иванов______И.И. Иванов

                                                                                            (подпись)                  (расшифровка подписи)

 

 

16 марта 2020 года Иванов И.И. написал заявление о переходе на учет сведений о трудовой деятельности в электронном виде и подал его в отдел кадров лично 16 марта 2020 года.

Руководителю «Учреждения»

Сидорову С.С.

От водителя Иванова И.И.

 

 

Заявление работника
о согласии на предоставление ему работодателем сведений о трудовой деятельности (переходе на электронные трудовые книжки)

 

В ответ на уведомление № 50 от 31.01.2020 прошу предоставлять мне сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ, отказываюсь от ведения моей бумажной трудовой книжки и прошу выдать мне ее на руки.  

 

Иванов    И.И. Иванов

16.03.2020

 16.03.2020

Вх. № 89-к

 

 

16 марта 2020 года отдел кадров выдал Иванову Ивану Ивановичу трудовую книжку на руки, сделав следующую запись:

 

Сведения о работе ХХ-ХХ № ХХХХХХХ

 

№ записи

Дата

Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)

На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)

Число

Месяц

год

1

2

3

4

 

….

 

8

02

12

2019

Принят на работу в должности водителя

Приказ № 78-к от 02.12.2019

 

 

9

 

 

 

 

16

 

 

03

 

 

2020

Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ)

Заявление Иванова И.И. от 16.03.2020, вх. № 89-к

 

 

 

 

Начальник отдела кадров ФИО

Дата подпись печать

 

 

 

В отдел кадров заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (о переходе на электронную книжку) поступило 16 марта 2020 года. Поэтому в отчете СЗВ-ТД за март нужно было заполнить строку «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» и проставить дату «16.03.2020».

Других кадровых мероприятий в 2020 году еще не было, значит отчет СЗВ-ТД на работника формируется впервые.

В таблице формы нужно заполнить сведения о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 1 января 2020 года (данные о приеме на работу согласно приказу № 78-к от 02.12.2019).

 

 

Хранение заявлений работников

 

Заявления работников хранятся у работодателя. Сроки хранения документов конкретно не установлены. С 18 февраля 2020 года вступил в силу новый Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Прежний перечень утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Например, трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников, лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате отнесены к документам длительного хранения и должны храниться 50/75 лет.

Но конкретных видов заявлений, связанных с выбором трудовой книжки, в перечне нет. Будем ждать какие-то дополнительные разъяснения по этому поводу. Но возникает вопрос: где хранить заявления? Ведь по правилам делопроизводства документы с разным сроком хранения следует помещать в разные номенклатурные дела. Для этого советуем установить место хранения (например, в личном деле) путем приказа или внесения изменений в локальный акт, который регламентирует ведение указанных вопросов.

 

 
ВАЖНО
Читать все
Важные новости в здравоохранении за декабрь
Важные новости в здравоохранении за декабрь
Важные новости в сфере образования за декабрь-январь
Важные новости в сфере образования за декабрь-январь
Важные новости в сфере здравоохранения за январь
Важные новости в сфере здравоохранения за январь
Важные новости в сфере образования за январь-февраль
Важные новости в сфере образования за январь-февраль
Связаться с нами
Телефон:
Адрес:
115280, Москва, ул.Автозаводская, д.16, корп.2, стр.8, а/я 16
Обратная связь